Selvät sävelet tietohallintoon

Iisalmen kaupunki laittoi tietohallinnon kehityslinjat kuntoon Soneran avulla.

Yhteistyössä Soneran asiantuntijoiden kanssa syntyi Iisalmen tietohallinto-ohjelma, joka tulee päivittämään kaupungin ICT-ratkaisut ja palvelut vastaamaan julkisen palvelutuotannon laatu- ja kustannusvaatimuksia.

Hajanainen kehitys herätti toimimaan

Vuonna 2011 Iisalmen kaupungin tietohallinto ulkoistettiin osittain Ylä-Savon ICT Oy:lle, joka perustettiin hoitamaan Ylä-Savon kuntien eli Kiuruveden, Sonkajärven, Vieremän ja Iisalmen sekä Ylä-Savon SOTEn tietotekniikkapalveluita. Jossain vaiheessa havaittiin, että järjestely ei ole toimiva ja myös seudullinen yhteistyö oli hiipunut.

"Jokainen kehitti ratkaisuita omaan suuntaansa. Hankittiin mitä hankittiin välittämättä siitä, olivatko hankinnat varsinaisesti yhteensopivia muiden yksiköiden ratkaisuiden kanssa. Tästä seurasi, että kustannukset alkoivat nousta joka vuosi samalla kun palvelu oli hidasta ja laatu vaihteli. Koko toiminta oli vähän kuin ad hoc -tyyppistä tulipalojen sammuttelua ja kehittämisote puuttui kokonaan”, talousjohtaja Marja-Leena Martikainen toteaa.

Olemalla nice guy ei saa muutosta aikaiseksi.

Juha Arjoranta

Sonera

Kiinnostuitko asiantuntijapalveluistamme?

Jätä yhteydenottopyyntö

Haaste oli kokonaisvaltainen. "Kysymys oli asianhallinnasta, paikkatiedon hallinnasta, taloushallinnosta ja monesta muusta asiasta. Palvelukeskusten ja tietohallinnon välinen tekeminen piti laittaa kuosiin", kertoo järjestelmäsuunnittelija Pirjo Karppinen.

Oli otettava aikalisä ja katsottava mitä tilanteelle voisi tehdä. Iisalmen kaupunki teki pohjatyötä benchmarkkaamalla erilaisia ja erikokoisia toimijoita, kuten Kauniaisten tekemiä ratkaisuita, Puolustusvoimia sekä Iisalmen kokoista Kuusamoa.

"Se riitti uuden tietohallinto-ohjelman sisällysluettelon laadintaan", Karppinen naurahtaa. "Tämän jälkeen totesimme, että omat voimat eivät riitä, asiantuntijuus puuttuu."

Ei pelkkä nice guy

Sonera valittiin alkuvuodesta 2014 konsultoimaan uuden tietohallinto-ohjelman rakentamista. Kehitysprosessi aloitettiin Soneran tekemillä taustahaastatteluilla, joissa selvitettiin palvelukeskuskohtainen tilanne ja tarpeet. Tilanteen perinpohjaisen kartoituksen jälkeen järjestettiin neljä työpajaa, joissa järjestäydyttiin projektitiimeihin. Tiimeissä kokoontuivat Soneran asiantuntijat, palvelukeskusten johtajat ja Ylä-Savon ICT-palvelut Oy:n edustajat. Työpajoissa tehtiin hartiavoimin työtä kaupungin kehitystoiminnan perimmäisten päämäärien löytämiseksi.

"Totesimme pian, että kaupungin strategiasta puuttuvat esimerkiksi tavoitteet tietotyön tuottavuudelle", talousjohtaja Martikainen kertoo. Hän kuvaa prosessia positiivisella tavalla haastavaksi, jossa ei vältelty kipeiltäkään tuntuvia havaintoja ja oppimiskokemuksia.
”Olemalla nice guy ei saa muutosta aikaiseksi. Vaikka muutos voi tuottaa tuskaa, se on aina kasvun paikka, ymmärrys kasvaa matkan varrella. Iisalmessa kohdattiin nämä haasteet rohkeasti", projektista Soneran osalta vastannut Juha Arjoranta kommentoi.

Kuntalaisten kannalta uusi tietohallinto-ohjelma näkyy lähitulevaisuudessa vaivattomien sähköisten palveluiden lisääntymisenä. Lähitulevaisuudessa esimerkiksi lupien hakumenettely helpottuu sähköisessä muodossa, ja käyttöön otetaan myös kansalaisen asiointitili, jonka kautta julkiseen hallintoon voidaan tuoda asioita vireille.


"Asioinnista tulee nopeampaa ja virheettömämpää. Parannukset näkyvät sekä kansalaisten että yritysten arjessa”, tieto- ja viestintävastaava Kirsi Hukkanen tiivistää. Hän arvioi myös tietohallinto-ohjelman mahdollistamien säästöjen näkyvän kaupungin budjetissa nopeasti.

Haaste

Iisalmen kaupungin tietohallinto ulkoistettiin osittain Ylä-Savon ICT Oy:lle, jonka tarkoitus on hoitaa Ylä-Savon kuntien SOTE-tietotekniikkapalveluita. Jossain vaiheessa kuitenkin havaittiin, että järjestely ei ole toimiva ja seudullinen yhteistyö oli hiipunut.

Ratkaisu

Sonera valittiin konsultoimaan uuden tietohallinto-ohjelman rakentamista. Kehitysprosessi sisälsi taustakartoituksen ja neljä työpajaa. Lopputulos oli Iisalmen kaupungin tietohallinto-ohjelma, joka toimii kompassina julkisten hankkeiden kehittämisessä vuosia eteenpäin.

Edut

Kuntalaisille  tietohallinto-ohjelma näkyy esimerkiksi lisääntyneinä sähköisinä palveluina. Tietohallinto-ohjelma lisää kaupungin säästöjä ja julkisten hankkeiden yhtenäistämistä Ylä-Savon alueella.

Iisalmi

22 000 asukkaan Iisalmen kaupunki sijaitsee Ylä-Savon sydämessä, Pohjois-Savon maakunnassa.

Kuvassa vasemmalta järjestelmäsuunnittelija Pirjo Karppinen, talousjohtaja Marja-Leena Martikainen ja tieto- ja viestintävastaava Kirsi Hukkanen.